[1]姿势在打电话时非常重要,左手拿话筒是一个好的习惯,右手应空出,以便把对方所说的或重要事项记下来。站着讲电话,采取坐姿时,也要伸直上身,有利于音调、精神的集中。
[2]接听电话也有秘诀的。有些女孩就被公认为擅于接听电话的人,她们的方法是把电话摆在顺手可接的地方,并且在打电话之前为了不临时遗忘某些事情,将要说的话事先准备好。
[3]容易打翻的物品不要放在话机旁,如茶杯、花瓶、墨水瓶等,保持清洁的话机是很重要的,经常对话筒消毒也是很重要的事情。
[4]如果附近有电视或收音机等,在拨电话之前,应把音量关小。在有人高声谈笑时,向他们说明请求放低声音,千万不要忘记,手边应备有笔及便条纸。
[5]转动字盘时要确定拨到底。然后放开指头,让它自然转回。如果对方正在通话,等一两分钟后再重新拨打。
[6]一定要亲自打电话给长辈或上司。直接叫那个长辈或上司来接听是不怎么好的,要先将自己说的重点告诉接听电话的人,然后再有礼貌说:“如果方便的话,麻烦请他听电话。”
电话接通时的说法
[1]电话接通时,你应先说:
“喂!您好,是O先生吗?我是~。”
同样也可以说:
“喂,您好,我是~,请问O先生在吗?”
简单地说,有两种方法,一种是先确认对方是否为自己要找的人,再报出自己的名字,此方法较能避免找错人;另一种方法则是先报出自己的名字,再确定对方是否为自己所要找的人。
凡是在上午十点钟之前通电话时,都要说声“早安”,其他时间则可以说“您好”。
为了让对方充分了解,通话的第一件事是必须把话说清楚。看着文件照念时,为了避免不必要的错,遇到较难的词句或数字时,一定要重复念几次。
对方不在应该怎样应付
[1]不限定通话对方时,代理人也能转告,可请代之转告,可是代理人的姓名一定要问清。否则如果发生什么差错就没有负责人了。
当你要请人代为转告时,最好要说一声:
“不好意思,请您记一下好吗?”
这样,即使所找的人不在,也一样可以将事情转达。
[2]如果一定要本人接电话,应问清楚几点的时候,对方可以有时间接听电话。
[3]要请对方回话时,即使知道对方有自己的电话号码,也要将号码说一次。但是要客户或上司回电话给自己是不礼貌的。当对方不在时,都应重拨或请代为转告。
对方忙碌或所要说的事情太多时
[1]当你正在与对方通话时,发觉他很忙,如果没有什么重要的事,就挂线,否则,应将要说的话精简到最短,说明重点后,就应挂断,当然,在结束通话前还要加上这样一句:“打扰您了,不好意思!”
[2]要说的事情如果很多,事先应加以整理,否则,说来既费时而且易于遗漏,更重要的是会给对方带来不便。所以,应在给对方打电话之前,把要点条例列清楚,按顺序一一说明。
[3]回答对方的问题如果要调出资料才可以,就要说:“对不起,我现在马上去查,请您稍等。”
如果自己不敢擅自决定时,应该说:“对不起,我现在去请示主管,请您稍等一下。”
总之,要对方等时,都需说明理由。
当你再拿起话筒,第一句要说:“抱歉!让您久等了。”
接电话的方法:
[1]当你听到电话铃声响时,应尽量迅速拿起电话筒“您好,我是XX”或“你好!XX公司XX科”等,向对方说清楚自己公司的名称、部门及个人姓名。
[2]作答一定要等对方把话说完才可,中途插嘴不但不礼貌,而且会使对方产生被蔑视的感觉。
日期、时间、地点、数字等尤其重要的事情,需照对方所说重述一次,不能有丝毫差错。
处理对方要找的人不在情况下的方法:
[1]来电话找人,所找的人不在时,应说:“XX现在不在办公室里,我马上叫他,抱歉!请您稍等。”并且要尽快找到他,以免让对方久等。
[2]对方找的人正在通别的电话时,也要说:很抱歉,XX正在通别的电话,请稍等。
[3]对方所找的人不在公司时,绝不可说“不在”,就将电话挂上,而应说:“对不起,XX正巧不在公司,如果方便的话,请您交待我,由我转告,我是XX科的XX。”
这样将对方所要说的话题问出,或是对方愿意,也可请他留下姓名、电话号码,并说:“谢谢您,XX一回来,我就转告他回电话给您。”
代听电话时,应该把要点笔录下来,同时写上接到电话的时间、对方的电话号码及代接者的姓名等,写好后,置于当事者的办公桌上。
搞不清对方的用意时应怎样处理
[1]对方所说的事情复杂而难以理解时,如果一再反问,容易使人厌烦,遇到这种情况可以说:“对不起,这件事情我了解不深,虽然您说的很详细,我还是无法领略,现在我请人来听,请您稍等一下。”然后请位上司或经办人来听。
如果事情并不十分紧急,也可诚恳的回答说:“电话中谈话比较不方便,待会儿我们有专人拜访您,届时请您多多指教。”
[2]电话故障或掉线,以致听不清楚时,切勿连说“喂!喂……”,或随便回答。应该告以实情,并请对方提高声音,或请对方挂断后重新再打。绝不可自作聪明,随便回答,造成无可挽救的错误。
如何结束电话
[1]讲完电话后,一定要说声“谢谢您”或“打扰您了,以后还请多指教。”
[2]一定要听到对方挂断电话的声音,才将话筒挂回,即使对方在电话中言语唐突而令你心生不悦,也不要“啪”一声挂断,这是非常无礼的举动。
电话中的基本用语:
“喂!您好,请问您找哪一位呢?”
“是的,我是XX,请问有何指教?”
“对不起,让您久等,我是XX,有什么事情需要我帮忙的吗?”
“XX不在,有什么事情,我可以帮您转告,我是他的同事XX。”
“好的,他现在不在办公室里,我马上叫他,请您稍等一下。”“请稍等,让我把它记下。”
“对不起,让我查一下资料,等会儿再给您回答。”
“抱歉!现在刚好缺货,请您留下联系电话,等货送来时,我再通知您。”
“太麻烦您了,实在是过意不去。”
“这次的错误确实不可原谅,我诚心向您道歉。”
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